Cómo Preparar Archivos para Enviar a la Imprenta

En Cevagraf Imprenta queremos facilitar la tarea de la preparación de archivos a los usuarios, por ello presentamos esta guía práctica de ayuda al diseñador.

En este post detallaremos todos los aspectos a tener en cuenta en la preparación de archivos para enviar a la imprenta.

Preparación de archivos para imprenta

Así pues, ¿qué le llevo a la imprenta?…

PDF, el formato estándar para enviar documentos a la imprenta

Es primordial partir de una premisa: Cuanto mejor preparados estén los originales para llevar a la imprenta, menos molestias para todos… y por consiguiente menos costes para el cliente.

Como bien afirma el refrán: El tiempo es oro. Entregar a la imprenta unos originales en buenas condiciones agiliza el proceso de producción y sobre todo ahorra costes imprevistos.

¿Cuál es el formato estándar para la entrega de los documentos a la imprenta? El PDF de alta resolución. Para el departamento de pre-impresión es mucho más rápido y fiable trabajar con archivos PDF suministrados por el cliente.

De hecho, los programas de flujo de trabajo de preimpresión trabajan exclusivamente con documentos PDF.

Los programas de autoedición mencionados ofrecen grandes prestaciones. Entre ellas, la capacidad para generar archivos PDF. Se trata de un procedimiento simple y amigable.

Ver artículo «Cómo hacer PDFs para enviar a la imprenta con diferentes programas»

Enviar los archivos en abierto (Empaquetar)

Enviar los archivos en abierto (InDesign, Illustrator, QuarkXpress) ralentiza el proceso y aumenta la incertidumbre en cuanto al resultado final. Enviar los open files obliga a adjuntar las imágenes vinculadas y las tipografías o fuentes.

El simple hecho de tener que instalar las fuentes y abrir los documentos en otro ordenador distinto del que se realizó la maquetación, conlleva un suplemento de tiempo que la imprenta puede facturar con todo su derecho a la empresa editora.

Al tiempo propio de la instalación hay que sumar el tiempo de la revisión de los archivos y de la generación del PDF por parte de la imprenta para su verificación posterior por parte del cliente.

¿Significa eso que no se pueden enviar archivos en abierto a la imprenta? No. El cliente puede enviar los open files (más las tipografías y los vínculos) si lo desea; sólo que el aumento de tiempo en la gestión le puede acarrear costes extras por parte del impresor… además del retraso en la producción.

En este caso el cliente tiene que hacer llegar al impresor todos estos elementos:

• Archivo en abierto del trabajo (.indd, .qxp, .fh11, .cdr, …)
• Links del trabajo, sus imágenes y gráficos vinculados (.eps, .tif, .jpg)
• Tipografías trazadas o adjuntadas (PostScript o TrueType)
• PDF en baja resolución del trabajo, como muestra visual de verificación.

Ver artículo «Reunir para Impresión – Empaquetar«

Indicaciones y recomendaciones generales para enviar archivos a imprenta

Hacer como mínimo estas 6 comprobaciones básicas antes de enviar un archivo a imprenta.

1. Hacer constar el nombre de la persona de contacto, el teléfono y un e-mail al que acudir en caso de que hayan problemas con los archivos.
2. Evitar escribir los nombres de archivos excesivamente largos, así como con caracteres especiales. No enviar material innecesario o duplicado.
3. Al enviar material y archivos por e-mail o FTP es aconsejable comprimir en formato ZIP la carpeta donde estén todos los archivos que se van a enviar.
4. Enviar una copia del documento con las fuentes sin trazar, por si hubiera que hacer modificaciones de última hora.
5. Usar la opción “EMPAQUETAR” o “REUNIR PARA IMPRESIÓN” que está presente en todos los programas de maquetación y que es muy útil para no dejarse ningún vínculo ni fuente.
6. No hacer montajes. Definir el tamaño de página del archivo a la medida final pactada en el presupuesto. No montar varios impresos en un formato de página grande.

Es importante especificar bien todos los detalles de cómo queremos nuestro producto, sobretodo en trabajos que requieran manipulación especial. Dejar las cosas sin concretar puede dar lugar a malentendidos.

En caso de impresos con procesos de plegado, añadir una maqueta indicando qué es la portada y qué la contraportada. Estudiar cuáles son las medidas de las palas idóneas en el diseño de trípticos envolventes, cuadrípticos y en general folletos publicitarios plegados.

Adjuntar una prueba láser impresa actualizada en color siempre que sea posible. En su defecto enviar un pdf (aunque sea en baja calidad).

Los programas homologados para llevar los trabajos a la imprenta son: InDesign, Freehand, QuarkXPress, CorelDraw, Illustrator o Photoshop. Para trabajos realizados en Word, Excel o Publisher (no idóneos para la imprenta), enviar un PDF de alta calidad, realizado desde el mismo PC en el que se han creado.

¿Cómo se debe entregar un PDF para imprenta?

¿Qué debo de revisar a la hora de mandar a imprenta un archivo? Para entregar un PDF para imprenta, es importante seguir ciertas pautas para garantizar que el archivo sea compatible con los procesos de impresión y que se obtenga el resultado deseado.

A continuación, se presentan algunos consejos útiles para entregar un PDF para imprenta:

1. Configuración correcta del documento: Asegúrate de que el documento esté configurado con las dimensiones correctas, la resolución adecuada (generalmente de 300 ppp) y el espacio de color adecuado (CMYK para la mayoría de las impresoras de cuatro colores).
2. Sangrado y márgenes: Asegúrate de incluir suficiente sangrado (al menos 3 mm) y márgenes adecuados para evitar que el contenido importante se corte o quede demasiado cerca del borde de la página.
3. Imágenes y gráficos de alta resolución: Asegúrate de que todas las imágenes y gráficos utilizados en el documento sean de alta resolución (al menos 300 ppp) y estén incrustados en el archivo PDF.
4. Fuentes incrustadas: Asegúrate de que todas las fuentes utilizadas en el documento estén incrustadas en el archivo PDF para garantizar que el documento se vea correctamente y se imprima correctamente.
5. Configuración correcta de la tinta y el papel: Asegúrate de que el archivo PDF esté configurado con las especificaciones correctas de la tinta y el papel que se utilizarán en el proceso de impresión.
6. Comprobación del archivo antes de enviarlo: Antes de enviar el archivo PDF a la imprenta, comprueba cuidadosamente el documento para asegurarte de que todo se vea y funcione como se esperaba. Asegúrate de que todos los elementos estén en su lugar correcto, que no haya errores de ortografía o gramática, y que todas las imágenes y gráficos se vean nítidos.

¿Qué debo de revisar a la hora de mandar a imprenta un archivo?

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